Generelle Vorgehensweise

Zunächst ist es erforderlich, die Auswahlkriterien zu ermitteln, nach denen die am Markt angebotenen Alternativen (Softwareprodukte und Anbieter) selektiert werden sollen. Dabei ist es sinnvoll zwischen K.O.-Kriterien und Bewertungskriterien zu unterscheiden.
Mit den K.O-Kriterien wird das am Markt befindliche Angebot auf die Anbieter eingegrenzt, von denen ein Angebot eingeholt werden soll. Mit den Bewertungskriterien werden die eingehenden Angebote untereinander verglichen, um die beste Alternative und letztendlich den Vertragspartner zu ermitteln.
Im Prozess-Diagramm "Vorgehen Software-Auswahl" (pdf, 50,4 KB) ist dargestellt, welche Schritte von der Festlegung der Auswahlkriterien bis zur Entscheidung für einen Anbieter durchlaufen werden sollten und welche Werkzeuge seikumu dazu anbietet.

Die einzelnen Schritte sind die folgenden:

• Festlegung von Auswahlkriterien
• Ermittlung der K.O.-Kriterien
• Gewichtung der Bewertungskriterien
• Durchführung der Marktrecherche
• Eingrenzung der Anbieter
• Einholung der Angebote
• Vergleichende Bewertung der Angebote
• Präsentation der finalen Anbieter und Entscheidung
  

1. Festlegung der Auswahlkriterien

Sammeln Sie zunächst alle Kriterien, die Ihnen für die Auswahl wichtig erscheinen. Grundlage ist das erstellte Lastenheft. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Kriterien, die überprüft werden können, ohne die Software in Aktion gesehen oder getestet zu haben. Das Kriterium „Benutzungsfreundlichkeit“ lässt sich z. B. weder aus Firmenprospekten oder Softwarekatalogen entnehmen noch anhand von Angeboten oder Telefoninterviews überprüfen. Es kommt deshalb meist erst als Bewertungskriterium bei der Präsentation der Anbieter oder Testinstallationen  in Frage.
Um wertvolle Informationen nicht zu verlieren, sollten alle Betroffenen (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Benutzer etc.) in die Ermittlung bzw. die Überprüfung der Auswahlkriterien einbezogen werden.

2. Ermittlung der K.O.-Kriterien

Mit den K.O.-Kriterien sollen die am Markt befindlichen Angebote gefiltert werden. Gehen Sie die Liste Ihrer Auswahlkriterien durch und überprüfen Sie, welches Kriterium den generellen Ausschluss eines Softwareproduktes oder eines Anbieters zur Folge haben könnte bzw. sollte. Tragen Sie diese in die Liste der K.O.-Kriterien ein. Eine Vorlage für die Liste der K.O.-Kriterien (doc, 87 KB) können Sie hier herunterladen. Die Beispielliste mit K.O.-Kriterien (pdf, 62,3 KB) gibt erste Anregungen.

K.O.-Kriterien benötigen eine fest definierte Grenze, die nicht überschritten werden darf. Dies ist im einfachsten Fall dann gegeben, wenn die untersuchte Alternative eine geforderte Eigenschaft erst gar nicht besitzt. Hier heißt die Grenze „nicht vorhanden“. Dies ist  z. B. dann der Fall, wenn eine bestimmte Schnittstelle zwingend erforderlich ist, von der Software aber nicht zur Verfügung gestellt werden kann.
Alle anderen K.O.-Kriterien können, wenn die zu vergleichenden Alternativen die Ausschlussgrenze nicht überschreiten, auch als Bewertungskriterium verwendet werden. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn das Budget für Hardware maximal 20.000 Euro beträgt:

K.O.-Kriterium:            "nicht mehr als 20.000 Euro"
Bewertungskriterium:     "möglichst geringe Hardware-Kosten"

Tragen Sie die Ausschlussgrenze für jedes K.O.-Kriterium in die Liste der K.O.-Kriterien ein. Prüfen Sie genau, ob es sich wirklich um die absolute Ober- bzw. Untergrenze handelt und weichen Sie im weiteren Verfahren möglichst nicht davon ab!

3. Gewichtung der Bewertungskriterien

Nicht alle Bewertungskriterien sind gleich wichtig. Um die einzelnen Bewertungskriterien gemäß ihrer Bedeutung zu gewichten, eignet sich die Methode des paarweisen Vergleichs. Dabei wird jedes Bewertungskriterium mit jedem anderen verglichen und entschieden, welches von beiden wichtiger ist. Das wichtigere Kriterium bekommt einen Punkt, das weniger wichtige keinen Punkt. Sind beide Kriterien gleich wichtig, bekommen beide einen Punkt. Jeder Punkt kann in der Liste der Bewertungskriterien in der Spalte „Auszählung“ als Strich gekennzeichnet werden. Die Auszählung der sich daraus ergebenden Strichliste ergibt das Gewicht des jeweiligen Bewertungskriteriums. Eine Vorlage zur Gewichtung der Bewertungskriterien (doc, 87,5 KB) finden Sie hier.
Wir empfehlen alle Entscheidungsträger in dieses Gewichtungsverfahren einzubeziehen, da für den Vergleich der Bewertungskriterien untereinander oft unterschiedliche Perspektiven und Gesichtspunkte berücksichtigt werden müssen.

4. Durchführung der Marktrecherche

Recherchieren Sie zuerst nach Anbieter-Datenbanken und Quellen, aus denen Sie alle Anbieter von in Frage kommenden Softwareprodukten heraussuchen. Dabei kommen verschiedene Informationslieferanten für eine Marktrecherche in Frage. Eine komplette Übersicht bezüglich der bestehenden Möglichkeiten zur Marktrecherche (pdf, 82,9 KB) sowie der Vor- und Nachteile können Sie hier herunterladen.
Die umfangreiche seikumu-Linksammlung ist für eine Marktrecherche besonders hilfreich.

5. Eingrenzung der Anbieter

Jetzt gilt es anhand Ihrer K.O.-Kriterien die Anbieter herauszufiltern, von denen auf der Grundlage des Lastenheftes ein Angebot eingeholt werden soll.  Die Vorlage zur Filterung (doc, 117 KB) von Softwareprodukten und/oder Anbietern anhand Ihrer K.O.-Kriterien erleichtert Ihnen die Eingrenzung.

Bleiben nach der Eingrenzung anhand der K.O.-Kriterien zu viele oder zu wenig Anbieter übrig oder ist eine Beurteilung einzelner Anbieter oder Softwareprodukte anhand der frei zugänglichen Informationen nicht möglich, empfehlen wir gezielt  telefonisch nachzufragen. Das Beispiel zur Durchführung von Telefoninterviews (pdf, 81,4 KB) gibt Ihnen einen ersten Eindruck. Sie können Ihre Kriterien in die entsprechende Vorlage Televoninterviews (doc, 84,5 KB) eintragen.
Es kann sich an dieser Stelle des Auswahlprozesses herausstellen, dass keine der Softwarelösungen die gestellten Anforderungen erfüllen kann. Bedenken Sie dann die Möglichkeit der Entwicklung einer Individualsoftware.

6. Einholung der Angebote

Die geeignetsten Anbieter bekommen das Lastenheft zur Angebotsabgabe zugesandt. Verpflichten Sie die Anbieter in Ihrem Anschreiben darauf, sich bei ihrem Angebot detailliert auf das Lastenheft zu beziehen. Eine Frist zur Angebotsabgabe von 14 Tagen ist in den meisten Fällen angemessen.

7. Vergleichende Bewertung der Angebote

Nach dem Eingang aller Angebote geht es darum, die einzelnen Alternativen anhand Ihrer Bewertungskriterien untereinander zu vergleichen. Dies erfolgt möglichst übersichtlich und effektiv anhand einer sogenannten Bewertungsmatrix. Die Vorlage Bewertungsmatrix (xls, 138 KB) hilft den Überblick zu behalten. Lesen Sie sich am besten vor Verwendung die Anleitung zur Benutzung der Bewertungsmatrix (pdf, 57,2 KB) durch.

8. Präsentation der finalen Anbieter und Entscheidung

Die Präsentation der finalen Anbieter dient dazu, sich für einen Vertragspartner zu entscheiden.
Bei der Präsentation sollen die Anbieter anhand von realen betrieblichen Aufgaben die Qualität ihrer Softwarelösung demonstrieren. Aus den Abteilungen, die von der Neueinführung betroffen sind, sollte mindestens ein Mitarbeiter teilnehmen. Jeder Teilnehmer der Anbieterpräsentation sollte seine Eindrücke während der Präsentation in einem Beurteilungsbogen dokumentieren. Benutzen Sie am besten die Vorlage Beurteilungsbogen (doc, 136 KB) für Ihre Auswahlentscheidung.

Neben der Bearbeitung der Aufgabenpakete sollten auch kritische Fragen über Sonderfälle und die Sicherung der Benutzerfreundlichkeit gestellt werden. Lassen Sie sich zudem darstellen, wie der Anbieter bei der Gestaltung des Einführungsprozesses vorgehen würde. Fragen nach der Beteiligung der Benutzer, der Vorgehensweise bei der Qualifizierung und der Testverfahren sind dabei von besonderer Bedeutung.

Werten Sie Ihren Beurteilungsbogen aus. Diskutieren Sie mit der Runde der Anwesenden die Ergebnisse auf Basis der Beurteilungsbögen und entscheiden Sie sich für einen Anbieter. Die Würfel sind nun gefallen. Im nächsten Schritt gilt es, einen Vertrag auszuhandeln. Tipps dazu bekommen Sie unter dem Menüpunkt Vertragsgestaltung.