Bestimmen Sie eine Person in Ihrem Unternehmen zum Koordinator des KVP, dieser ist zentraler Ansprechpartner für alle Beteiligten. Die Mitarbeiter sammeln in ihrer täglichen Arbeit mit der Software Probleme und Verbesserungsideen, dokumentieren diese und leiten sie an den Koordinator weiter.
In regelmäßigen Abständen oder entsprechend des Anfalls an Problemberichten beruft der Koordinator eine KVP-Sitzung ein. Dort besprechen die Teilnehmer die Probleme mit der Software und beschließen Maßnahmen zu ihrer Behebung. Die Sitzung steht allen offen, die Teilnahme ist freiwillig.
Die Sitzungen laufen nach folgendem Muster ab:
1. Zum Einstieg werden die Mängel, die sich angesammelt haben, präsentiert. Außerdem stellt der Koordinator den Bearbeitungsstand der bei der vorherigen Sitzung beschlossenen Maßnahmen dar.
2. Anschließend sammelt man die Themen, über die bei dieser Sitzung gesprochen werden soll. Ein mögliches Vorgehen dabei: Die Teilnehmer notieren auf einer Karte ihre Antwort auf die Frage „Worüber sollen wir heute sprechen?“. Anschließend werden die Karten sortiert und zu Themenbereichen zusammen gefasst.
3. Die Teilnehmer bewerten daraufhin die Themenbereiche nach Dringlichkeit entsprechend der Frage „Was stört mich am meisten?“.
4. Entsprechend dieser Reihenfolge diskutieren die Teilnehmer Lösungsmöglichkeiten zu den einzelnen Themen. Bei Bedarf demonstrieren die Teilnehmer die Mängel direkt an der Software. Die Verbesserungsvorschläge werden dokumentiert.
5. Nach der Sitzung entscheiden Koordinator und betrieblicher Entscheidungsträger über die Umsetzung der Vorschläge und beschließen konkrete Maßnahmen. Es sollte festgehalten werden, wer für die Durchführung der Maßnahme verantwortlich ist und bis zu welchem Zeitpunkt diese abgeschlossen sein soll. Die Maßnahmen werden den Teilnehmern auf der nächsten KVP-Sitzung präsentiert.