Um das Potenzial Ihrer neuen Software vollständig zu realisieren, sollten Sie die Schulung der späteren Benutzer sorgfältig vorbereiten. Dabei sind eine Reihe von Fragen zu klären: Welche Mitarbeiter müssen geschult werden und zu welchen Themen? Wie finde ich einen geeigneten Anbieter? Wo soll die Schulung stattfinden?

Die Planung und Durchführung der Schulungsmaßnahmen sollte daher folgende Schritte umfassen:

• Inhaltlichen und personellen Qualifizierungsbedarf ermitteln
• Schulungsort klären
• Anbieter aussuchen
• Schulungstermine festlegen
• Schulung durchführen
• Übungsmöglichkeiten bereitstellen

1. Inhaltlichen und personellen Qualifizierungsbedarf ermitteln

Zuerst ermitteln Sie, welche Mitarbeiter qualifiziert werden sollen und welche Inhalte die Schulung vermitteln soll.

Hierzu liefern Ihnen die Ergebnisse der Anforderungsanalyse und die Beschreibung der Geschäftsprozesse aus der Geschäftsprozessanalyse wertvolle Hinweise. Dort haben Sie die Arbeitsplätze festgelegt, an denen die neue Software eingesetzt wird. Die Mitarbeiter an diesen Arbeitsplätzen müssen geschult werden. Der Schulungsinhalt ergibt sich wiederum aus der Beschreibung der Geschäftsprozesse, die durch die Software unterstützt werden sollen. In der Schulung muss vermittelt werden, wie die in der Geschäftsprozessanalyse festgelegten Arbeitsschritte mit Hilfe der neuen Software bearbeitet werden.

Wird die Software für die Bearbeitung unterschiedlicher Aufgabenbereiche eingesetzt, sollte es für die Mitarbeiter der verschiedenen Aufgabenbereiche auch jeweils unterschiedliche Qualifizierungsmaßnahmen geben.

Darüber hinaus sollten auch diejenigen Mitarbeiter eine Einführung erhalten, die in der Arbeit mit der Software indirekt in Berührung kommen. Ohne Kenntnis der Software können beispielsweise Vorgesetzte keine realistischen Arbeitsaufträge erteilen oder der Betriebsrat seine Mitbestimmungsrechte nicht qualifiziert wahrnehmen.

2. Schulungsort klären

Als Nächstes sollten Sie klären, ob die Schulungen in ihrem Betrieb oder extern stattfinden sollen. Günstiger und für KMU praktikabler sind in der Regel Inhouse-Schulungen. Die Kosten für einen Schulungsraum sowie evtl. anfallende Reise- und Unterbringungskosten können eingespart werden. Ist die Qualifizierung in die betrieblichen Abläufe vor Ort eingegliedert und die Software bereits in das System integriert, ist der Transfer in den Arbeitsalltag einfacher. Gründe für externe Schulungen sind beispielsweise fehlende Räumlichkeiten im Betrieb oder dass das Lernen im Betrieb ohne Störungen nicht möglich ist.

Ob für Sie eine Inhouse-Schulung oder externe Schulung die bessere Lösung ist, können Sie mit Hilfe unseres Fragebogens zur Auswahl des Schulungsortes (pdf, 68,9 KB) ermitteln.

3. Anbieter aussuchen

Klären Sie des weiteren, wer die Schulung durchführen soll. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, eine auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnittene Schulung durch den Softwareanbieter selbst oder eine andere Qualifizierungseinrichtung durchführen zu lassen.

Der Anbieter sollte Ihnen im Vorfeld nachweisen, dass er eine hohe Qualität der Schulung gewährleisten kann. Dabei helfen Ihnen unsere Kriterien zur Einschätzung der Qualität von Schulungen, die der Anbieter erfüllen sollte. Zur besseren Vergleichbarkeit der Angebote steht Ihnen unser Bewertungsbogen für Schulungsangebote (pdf, 59,9 KB) zur Verfügung.

4. Schulungstermine festlegen

Wenn Sie die Teilnehmer der Schulungen bestimmt haben und wissen, wie viele Schulungsmaßnahmen durchgeführt werden müssen, legen Sie die Termine für die Schulungen fest. Diese sollten möglichst nahe am Beginn des Echtbetriebs liegen, damit Ihre Mitarbeiter ihre neuen Kenntnisse möglichst direkt anwenden können.

Beachten Sie auch, dass die Mitarbeiter für die Schulungen zeitlich freigestellt werden müssen. Um den Betriebsablauf nicht mehr als unbedingt notwendig zu belasten, sollten die Schulungsmaßnahmen in auftragsarme Zeiten gelegt werden. Während der Schulung muss eine entsprechende Vertretung verfügbar sein.

5. Schulung durchführen

Soll die Schulung in Ihrem Betrieb selbst durchgeführt werden, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ressourcen, die für die Schulung erforderlich sind, zur Verfügung stehen. Für die Organisation haben wir Ihnen eine Checkliste für Inhouse-Schulungen (pdf, 56,8 KB) zusammengestellt.

Wird die Schulung extern durchgeführt, muss auch am externen Schulungsort die Software mit dem betriebsspezifischen Anpassungen bereitgestellt werden.

6. Übungsmöglichkeiten bereitstellen

Wenn der Echtbetrieb nicht direkt nach der Schulung startet, empfiehlt es sich, den zukünftigen Benutzern Übungsmöglichkeiten einzuräumen, damit sie das Gelernte nicht vergessen und vertiefen können. Dazu sollten Sie zum einen ein Lernsystem zur Verfügung stellen, auf dem eine Trainingsversion der Software installiert ist. Außerdem sollten im Arbeitsalltag feste Zeiten eingerichtet sein, die für das Üben mit der Software vorgesehen sind.